Teamsitzungen gestalten

Teamsitzungen in 7 Schritten

Führungskräfte verbringen einer Studie der Managementberatung Bain insgeamt 7000 Stunden im Jahr in Besprechungen (Quelle: FAZ, 03.02.2019). Die Untersuchung zeigt noch ein anderes Bild: Mehr als die Hälfte der Befragten beklagte, das ihre Sitzungen meist nicht zu klaren Ergebnissen führten. Allein 54 Prozent finden dienstliche Besprechungen langweilig.

Das lässt sich ändern:

1. Vorbereitung

Teilen Sie allen KollegInnen eine Tagesordnung mit Zeitpunkt, Dauer und Themen der Teamsitzung mit. Bestimmen Sie klare Anfangs- und Endzeiten. (Übrigens: Super, wenn gerade ein wichtiges Fußballspiel im Fernsehen oder ein wichtiges Event in Ihrer Stadt ist, dann will wirklich jeder pünktlich nach Hause!)

2. Die Teamsitzung einleiten

Geben Sie den KollegInnen Zeit, sich zu sammeln. Das erhöht die Konzentration. Legen Sie gemeinsam die Themen der Runden und die Themenfolge mit. Bestimmen Sie auch ruhig die Protokollanten und die ModeratorIn. (Nach anfänglichem Geziere macht es die FunktionsträgerIn oftmals stolz und Sie haben etwas für die Motivation getan). Die Moderation sollte auch im Team rotieren. So kann sich jeder Einzelne im Wechsel vor der Gruppe ausprobieren.

3. In das Top-Thema einsteigen

Aufmerksamkeit erzielen Sie, indem Sie das Top-Thema interessant gestalten.

  • Fällt Ihnen dazu eine provozierende Frage ein?
  • Haben Sie ein Bild, dass Sie zeigen können?
  • Etwas Biographisches?

Im Team können Sie dann Informationen geben und fragen, welche Informationen noch vorhanden sind. Um inhaltlich zu arbeiten, müssen Sie für jedes Thema den Arbeitsauftrag genau festlegen. Verlieren Sie sich nicht im Detail. (Jede/r MitarbeiterIn, aber auch wirklich jeder, kann eine Geschichte dazu beitragen, warum die Verkaufszahlen zurückgehen!).

4. Brainstorming

Sammeln Sie möglichst viele Ideen zu dem Thema. Erfahrungsgemäß sind die Anfangsthemen nicht orginell. Daher planen Sie genug Zeit ein. Die Ideen auf der Flipchart zu sammeln, mindert die Konzentration. Es ist besser, die Ideen auf Karten zu schreiben und an die Pinwand zu heften, dann hat auch jeder etwas zu tun, und das anschließende Sortieren wird leichter. Die Ideen dürfen vom Team nicht bewertet werden, das mindert die Kreativität. (Es gibt eine Legende von Walt Disney: Jeder, der auf der Brainstorming-Sitzung die Idee eines anderen bewertet hat, wurde gekündigt!!!!! )

 

5. Entscheidungen treffen

Prüfen Sie gemeinsam die Vorteile und Nachteile. Jeder sollte nicht länger als drei Minuten reden. Geben Sie eine Sanduhr rum. Damit schneiden Sie Vielrednern das Wort ab und sorgen für Humor. Und sie bringen diejenigen zum Reden, die sonst wenig oder gar nichts sagen.

Wenn eine Entscheidung für oder gegen etwas getroffen werden muss, ist sich das Team meistens uneinig. Die Mehrpunktabfrage kann helfen: Jeder bekommt drei selbstklebende Punkte. Jeder heftet jeweils einen Punkt an den Vorschlag den sie oder er favorisiert. Damit erzielen Sie ein gutes, sichtbares Ergebnis. Die Vorschläge mit den meisten Punkten werden verarbeitet.

6. Entscheidungen umsetzen

Das ist in der Vorbereitung einfach:

  • Wer soll es umsetzen?
  • Wie soll es umgesetzt werden?
  • Welche Probleme könnten auftauchen?
  • Wie wird es überprüft?

7. Teamsitzung abschließen

Wenn Sie ein Ergebnis erzielt haben, ist das ein Selbstgänger. Wenn Sie kein Ergebnis erzielt haben, haben Sie mit Sicherheit eine neue Fragestellung und Teilergebnisse erzielt. Halten Sie diese Ergebnisse unbedingt als Schlusswort fest!!

Lassen sie die Flipchart im Besprechungsraum hängen und aktualisieren Sie die Ergebnisse. So dokumentiert die Gruppe nebenbei alle Aufgaben, fortschritte und Pläne für die Zukunft. Diese Tafeln gibt es auch elektronisch, für diejenigen die sich über Videokonferenzen treffen.

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